PrizmDoc 導入事例:米国におけるグローバル大手金融機関

NY 本社・グローバル大手金融機関のDX を下支え
ECM 上に実装したPrizmDoc(プリズムドック)で、承認作業の高速化に成功

どんな事例?



米国ニューヨークに本社を置く大手金融機関(以下、A行)は、Accusoft 社の多機能ビューイングエンジンPrizmDoc を、社内のECM に実装したことで、大量にアーカイブされたデータをチームで効率的にやりとりが出来る仕組みを実現した。投資案件の契約書類や与信調査などのミッションクリティカルな業務工程において、ECM 上で瞬時に必要情報にたどり着き、関係者間でドキュメントへの注釈・承認・署名などの処理が可能になった。本事例では、PrizmDoc が米国の顧客現場においてどのように役に立ったのかを紹介する。

  • ECM:エンタープライズコンテンツ管理(Enterprize Contents Management)

ニューヨークに本社を置く大手金融機関に導入されたPrizmDoc

情報資産が複雑化する昨今においては、セキュアで効率的なデータ管理は喫緊の課題である。米国ニューヨークに本社を構えるグローバルの中でも大手のA行では、この手の課題は更に重要性を増す。そんなA行に対して、米国フロリダ州に拠点を置くAccusoft 社は、44件の画像処理に係る特許とその技術力を強みに、世界的金融機関のデータ管理における安全性を支えつつ、効率的なデータ閲覧環境による業務インフラ強化に貢献した。
A行が手がける事業としては、主に、住宅ローンから、カードローン、保険事業、投資事業など、多様なポートフォリオを持つ。一人の顧客を取り扱うにしても、数百ページに渡るボリュームの書類が取り扱われるのは日常茶飯事だ。ECM 上で取り扱われる大量の顧客データの取り扱いは、A行においても一般企業とさほど大差なく、メールに添付ファイルを付けて担当者間でデータのやりとりが行われる。情報システム担当者は、アーカイブ上に保管される膨大なミッションクリティカルなデータ管理をどのように進めていくかという課題を抱えていた。現行のメールによるやりとりだと、個人情報が載った書類をそのまま取り扱うリスクは避けられない。ましてやA行のような金融機関においては、インシデント発生時の代償は計り知れない。

PrizmDoc の導入前後

PrizmDoc で加速化された「閲覧」「検索」「連携」

そのソリューションとしてAccusoft 社が提案したのは、PrizmDoc を活用し、アーカイブされたデータをセキュアに、かつ、効率的に「閲覧」し、その上で「作業」が出来る仕組みだ。PrizmDoc が導入される前、アーカイブされた様々なフォーマットのデータを「検索」「閲覧」するには、データの在処に直接アクセスし、専用ソフトを使って、資料を開いて確認するという当たり前なやり方であった。今回、A行のECM 上にPrizmDoc が搭載されたことで、アーカイブ利活用に係る作業は格段に効率化・強化が行われた。

何故なら、以下の3つのアクションが可能となったからだ。

  1. アーカイブされたデータを専用ソフトを使わずに効率的に閲覧出来る
  2. キーワード検索で瞬時に大量の契約書類のコンテンツ内の必要個所にアクセスできる
  3. 注釈や承認可否、ハイライトなど、ビジネスワークフローの中で、書類に対してアクションを施せる

3つのアクション

①については、「効率的に閲覧出来る」という点に着目したい。ここでは、PrizmDoc が実装されることで、Officeデータ、PDF、紙から取り込んだ申請書など、タイプの違うファイルを、専用ソフトなしで一つのビューアー上で取り扱えるようになった。同時に、当製品のアーキテクチャでは、サーバー上に実装されたビューイングエンジンを使い、HTML5を使ってSVG 形式で投影される形となる。つまり、100ページを超える文書も、25 MB以上あるファイルでも、データ全体をダウンロードしてからでなく、閲覧している部分から即時に投影されていく形となる。これによって、「閲覧」するという作業自体が大幅に加速された。

②は、「検索」機能だ。タイプの違うファイルであっても、PrizmDoc のビューアー上では、サムネイル形式で大型書類の全体を把握し、更には、認識された文字データを瞬時に検索することで、業務に必要な個所にたどり着ける。これによって、膨大な情報を大局で捉えて、作業を進めていくことを手助けしてくれる。例えば、契約文書のレビューを行う担当者は、文書内に複数に渡って散りばめられたキーワードの場所を瞬時に把握することが出来るようになった。

③は、PrizmDoc に搭載されている注釈(アノテーション)機能だ。A行の現場では、数十ページの契約文言が記載された文書に、「第○条のここを削除したい」といった編集作業に使われる。A行の社員が、部長からの指示で言い渡される複雑な契約書類の内容精査を言い渡された際、PrizmDoc の閲覧環境があるだけで、PDF の実物書類を守りつつ、その上にレイヤーを重ねる形で、加筆・修正箇所を付け加えることが出来る訳だ。

業務インフラを下支えする「部品」としての価値

上記のような機能がA行に評価された背景にはPrizmDoc のアーキテクチャの強さがある 。HTML5で投影されることによって、担当者の取り扱うクライアント端末には、実データが残らない。Accusoft 社は、画像処理に関する技術基盤を活かし、PrizmDoc を通じて現場の利用実態に合わせたカスタマイズを 実現した。今回の事例においては、検討段階から実際の本格導入までおよそ半年の期間で導入に至ったという。検討段階では、金融機関ならではのセキュリティ要求への耐久性を確認するためにも、無償の評価ライセンスで確実な機能性を体験してから導入されたそうだ。グローバルな金融機関の要求に応えたPrizmDoc の機能は、あくまでそのインフラの一部品でしかないが、それぞれの業務の節目において、データの「閲覧」「検索」「連携」作業を下支えする基盤となっている。
PrizmDoc は開発部品であるが故に、仕組みの構築には顧客側の努力も欠かせない。部品として組み込まれる以上、その部品がもたらす価値については、裏打ちされた技術が求められる。ここでは、 情報資産が複雑化し、よりデータの取り扱いにセンシティブな感覚が求められる昨今において、PrizmDoc のカスタマイズ性と画像処理の基盤技術が、A行の現場で評価されたとも言えるだろう。金融機関においてデータ管理のインフラ基盤の改善策を模索する担当者には、必見の「開発部品」だ。